De fleste vanlige brukere jobber med e-post direkte på siden. Funksjonaliteten den gir er nok til å lage og motta e-poster. Men hva hvis du trenger å sende det samme brevet til et stort antall mennesker, må du sende en bestemt melding på et bestemt tidspunkt, fortsette å sende brev uten deltakelse fra en person mens han soler seg på stranden på ferie? I slike tilfeller kommer alle slags programmer og tjenester for automatisk utsendelse til unnsetning. De er forskjellige i funksjonalitet, bet alt / gratis, funksjoner ved arbeid og mange andre faktorer, men det som forener dem er at de ikke trenger den konstante tilstedeværelsen til en person for å jobbe. E-poster kan sendes 24 timer i døgnet med forskjellige justerbare intervaller.
Hvorfor trenger vi nyhetsbrev?
Meningen om at nettsiden er det viktigste og mest effektive markedsføringsverktøyet er langt fra sannheten. De fleste av kjøperne av et produkt eller en tjeneste på en enkeltå besøke en nettside er ennå ikke klar til å ta en kjøpsbeslutning. Årsakene kan være forskjellige, og ikke i siste instans er banal glemsel. Kunder husker rett og slett ikke å ha sett noe som fanget oppmerksomheten deres. Noen potensielle kjøpere må gjentatte ganger bli minnet om seg selv til de endelig foretar et kjøp. Og den automatiske e-posten som sendes ut fungerer som en påminnelse.
Muligheter for e-postklienter og tjenester
Det finnes mange programmer og tjenester for automatisk utsendelse av korrespondanse, både bet alt og gratis. Deres funksjonalitet er ikke begrenset til å sende brev uten menneskelig innblanding, funksjonaliteten er mye bredere:
- Før masseutsendelser, kan effektiviteten til brev testes på en utvalgt gruppe brukere ved å studere statistikken for sending og levering av disse brevene, aktiviteten til kunder etter å ha mottatt dem.
- Tjenester lar deg oppdatere listen over abonnenter jevnlig ved å behandle tjenestemeldinger om leveringsfeil. Dermed blir ikke systemressurser kastet bort på ubrukelig post til adresser som ikke lenger eksisterer.
- Statistiske data om lenkeklikk i e-poster vil hjelpe til med å evaluere effektiviteten til en reklamekampanje.
- Innebygd teknologi for å bestemme plasseringen av abonnenter vil tillate deg å velge brev for utsendelse basert på geografi.
- Basisen for å sende brev kan fylles på på ulike automatiske måter, for eksempel ved å skannenettsteder på nettet.
Automatiske svar på brev er også konfigurert. Dette vil være nyttig for eksempel ved avreise. Den som har skrevet det kan få beskjed om at brevet er mottatt, men svaret på det vil komme ved retur etter noe tid. Hvis det har skjedd en endring i e-postadressen, så er det veldig enkelt å motta post sendt til den gamle adressen - bare sett opp videresending. Men hvordan informere alle de som skriver at den gamle adressen ikke lenger er relevant, og neste gang er det bedre å skrive direkte til en annen? Og automatisk skriving vil hjelpe med dette.
Slike programmer har vanligvis typiske brevmaler som enkelt kan endres for å passe dine behov. Takket være alt dette lar automatisk utsendelse deg markedsføre varer og tjenester med minimal tid og penger brukt på annonsering, behandling og analysering av korrespondanse.
Send hva?
De mest populære brevene er hilsener (for eksempel etter registrering på ressursen) og takknemlighet (for eksempel for en perfekt bestilling eller langsiktig samarbeid med et selskap).
Hilsen er de mest leste brevene. Folk er vant til å se dem, de fleste åpner dem på jakt etter nyttig eller interessant informasjon.
Takknemlighetsbrev kan inneholde informasjon om bestilling, leveringsmåte, ulike kampanjer og rabatter for vanlige kunder. Alt dette tiltrekker folk, og slike brev blir som regel også lest eller i det minste lett gjennomskuet.
Automatisk skriving kantilby produkter relatert til de som en person har kjøpt, eller som han var interessert i. Brev lar deg gratulere, for eksempel gratulerer med dagen, og gi et individuelt fordelaktig tilbud.
For å jobbe med komplekse kundeproblemer vil det selvfølgelig allerede være behov for spesialister. Men enklere problemer, takket være automatiske bokstaver, kan løses døgnet rundt og daglig når brukerne trenger dem.
Blant alle de forskjellige programmene og tjenestene er Microsofts Outlook-program velkjent, så metodene for å lage e-postlister, automatiske svar og videresende visse brev til andre adresser vil bli vurdert ved å bruke eksemplet.
Nyhetsbrev
For å sende et brev til en stor gruppe mennesker, er det ikke nødvendig å manuelt legge dem til i e-postlisten hver gang. For å gjøre dette kan du opprette en e-postliste. På "hoved"-fanen i programmet må du velge elementet "opprett en kontaktgruppe", deretter angi et navn for denne gruppen og legge til medlemmer til den. Deltakerlisten og navnet på gruppen, om nødvendig, redigeres eller slettes fullstendig. Den samme kontakten kan inkluderes i et vilkårlig stort antall brukergrupper som det vil bli utført automatisk utsendelse til. Dette sparer mye tid.
Automatisk skriving: hvordan gjør du
Noen ganger er det nødvendig å sende et automatisk brev til et strengt definert tidspunkt, og i fravær av avsenderen selv ved datamaskinen. Automatisk sending av e-poster i Outlook lar deg gjøre nettopp det. Du bør skrive et vanlig brevlegg ved filene du ønsker til den, spesifiser mottakeren(e) eller e-postlisten, og gå deretter til menydelen " alternativer". Videre i denne seksjonen er punktet "utsett levering" valgt, og deretter - "lever ikke før". Deretter konfigureres alle nødvendige parametere, inkludert datoen og klokkeslettet brevet ble sendt, tilstedeværelse eller fravær av levering og lesevarsler, osv.
Etter å ha spesifisert alle nødvendige data, send en e-post. Det vil bli lagret i mappen med sendte brev, men det vil faktisk bare gå til mottakeren på den angitte dagen og timen. Det er viktig at datamaskinen på dette tidspunktet er slått på, programmet kjører på den, og det er også en Internett-tilkobling. Hvis disse betingelsene ikke ble opprettet til rett tid, vil automatisk sending av brev skje i det øyeblikket de endelig er oppfylt. Det er ikke veldig praktisk, men det er ingenting du kan gjøre med det.
Automatisk videresend Outlook-e-poster
Det er to måter å sende brev fra den første adressaten til andre - videresending og omdirigering. Videresendte brev utmerker seg ved tilstedeværelsen av forkortelsen FW i emnet, og mottakeren ser fra hvilken adresse brevet opprinnelig ble sendt, og fra hvilket det senere ble videresendt til ham. Omdirigeringen er ikke merkbar for mottakeren, han ser brevet som sendt av den første avsenderen.
videresendingskontroll
Du kan sette opp enten videresending av absolutt alle meldinger, eller lage regler som styrer hva og når som skal videresendes. I dette tilfellet lagres videresendte meldinger i mappen"Innboks". Programmet analyserer det sendte brevet, og hvis det oppfyller betingelsene spesifisert i reglene, utfører det handlingen spesifisert av denne regelen. Dette kan ikke bare være automatisk videresending av brev eller et svar på dem, men også å flytte det til en bestemt mappe, det vil si sortering, sletting osv.
For å lage regler for behandling av innkommende korrespondanse, må du velge "regler"-elementet på hovedfanen i programmet. Videre, i "administrer regler og varsler"-menyen, er algoritmene for behandling av mottatte brev allerede konfigurert direkte.
Forward Nekt
Noen e-poster kan ikke videresendes - dette skjer når avsenderen har plassert beskyttelse på e-posten de sender, og hindrer mottakeren i å dele denne informasjonen med noen andre. En slik begrensning fjernes kun av avsenderen, mottakeren vil ikke kunne gjøre dette på noen måte.
Også i bedrifter kan systemadministrator sette sine egne regler som begrenser eller forbyr fullstendig videresending av brev utenfor bedriftens nettverk, og noen ganger også innenfor det. Dette gjøres for å beskytte bedriftsinformasjon.
Autosvar
Hvis adressaten er fraværende på grunn av forretningsreise, ferie, sykdom eller av annen grunn, kan det settes opp automatiske svar på brev. Hvis posten ligger på en bedriftsposttjeneste, kan du også lage forskjellige svar på brev som kommer fra andre ansatte i selskapet, og på de som mottas utenfra.
For å aktivere denne funksjonen, i programmenyen i "fil"-delen, velg "auto-svar", der du må velge "send auto-svar". I denne seksjonen er teksten til brevene skrevet, og perioden hvor disse svarene skal sendes er angitt. Hvis brukeren er online før slutten av denne perioden, vil han bli bedt om å deaktivere funksjonen.
For gyldighetsperioden for autosvar kan du angi regler for e-postbehandling, for eksempel for å videresende dem til andre ansatte i selskapet som kan løse problemer som har oppstått osv.
Detaljert hjelp er tilgjengelig i programmet, samt verktøytips for å unngå vanlige feil når du arbeider med det.
