XYZ er ikke hva en akronymelsker kanskje tror. Det er et verktøy som ligner på en linjal. En enkel enhet i lang tid gjorde livet lettere for de som elsker matematikk og de som ikke tåler det. XYZ-analyse er et eksempel på en metode som sparer tid. Og tid er penger.
Penger elsker å telle og analysere
Det er mange ordtak om penger. De ser ut til å elske å telle. De ser ut til å like stillhet. Det finnes ingen ordtak om at penger er relatert til analyse på samme måte som til taushet og telling. Men en dag vil det sikkert bli det.
Fordi penger er som planter som vokser godt når de blir tatt godt vare på. Og dette betyr å handle basert på analyse av mange faktorer. Hvordan er jorda? Sur eller kalkholdig? Hvilken gjødsel skal påføres? En gartner analyserer dusinvis av faktorer før han tar en avgjørelse.
Men noen forretningsmenn ville vært dårlige gartnere hvis pengene deres ble til gulrøtter eller kål, og kontorer og varehus til hagesenger. Fordi de stoler mer på flaks og intuisjon. Og analysen … vel, hva er analysen? Ting går oppover, så det er tydelig at alt stemmer. Og nei, det gjør det ikkeskjebne.
I mellomtiden hadde en mann som stolte på pengenes lover som en gartner på lovene for planteproduksjon, allerede laget et prinsipp som kunne hjelpe både flaks og intuisjon. Han het Pareto.
Regelen som ble oppdaget, glemt og husket
Vilfredo Pareto var italiensk. I en alder av seksti hadde han gjort mye. Studerte filosofi, sosiologi, maskinteknikk og økonomi.
Han oppdaget mønsteret, som nå kalles «Pareto-prinsippet». Riktignok oppdaget han det i 1906, og regelen ble oppk alt etter ham først i 1941. Kanskje var dette ikke en oppdagelse, akkurat som arveprinsippet formulert av munken ikke var det. Mendel telte ganske enkelt antallet gule erter i erteflekken til klosteret hans.
Monk Mendel ble genetikkens far uten å vite det. Jeg hadde ikke tid til å finne ut om farskapet mitt og Pareto. Men dagens analytikere bruker 20/80-formelen hans med makt og hoved.
Bare 2 tall. Men uten dem ville det ikke vært noen eksempler på ABC XYZ-analyse.
Litt om mønstre
Regelen formulert av Pareto er utvilsomt driften av en eller annen naturlov. Denne loven er sannsynligvis ennå ikke oppdaget. Når dette skjer, vil Pareto bli husket igjen.
Noen Fibonacci, også en italiener, oppdaget en serie tall basert på reproduksjon av kaniner. Oppk alt etter ham finner han fortsatt sin tilstedeværelse i ulike områder av naturen. Forholdet mellom ananasceller, blomsterblader og spiraler av bløtdyrskjell adlyder ham. Hvilken lovligger til grunn for disse fenomenene, så langt fra reproduksjon av kaniner, er ukjent. Ha det.
Dette er Pareto-prinsippet. Den ble formulert for forholdet mellom mengden formue og antall mennesker som eier formue. Det viste seg at 20 prosent av befolkningen i Italia eier 80 prosent av formuen, mens de resterende 80 prosent av befolkningen nøyer seg med de resterende 20 prosentene.
Det er morsomt at han, som Mendel, begynte med erter. Som om han fjernet avlingen fra hagen og begynte å telle. 80 prosent av ertene var i 20 prosent av belgene. Hvordan kunne han tenke at han ved å gjøre det setter et eksempel på ABC xyz-analyse for fremtidige analytikere?
Det viste seg at det magiske forholdet ikke bare fungerer for erter og andelen rike og fattige. Den opererer innen politikk, sosiologi, datateknologi. Det er synd å ikke bruke det i forretninger. Spesielt siden det var ment for ham.
ABC. Start analyse
20/80-prinsippet dannet med suksess grunnlaget for å analysere tilstanden til ulike forretningsfaktorer. De tre første bokstavene i alfabetet, ABC, som ble navnet på metoden, symboliserer rekkefølgen i analyseprosessen.
Den første bokstaven indikerer behovet for å velge et objekt for analyse. Det kan være produktgrupper, leverandør eller kunder: alt som kan preges av penger.
Den andre bokstaven sier at hvis objektet er valgt, er det nødvendig å bestemme egenskapene for sammenligning. De som penger er en måleenhet for. Du kan velge inntekter, inntekter eller kostnader for dette formålet. Hva som helst.
Den tredje bokstaven betyr den siste handlingen i analysen: separasjonobjekter i tre grupper. Den første gruppen vil inkludere objekter som legger opp til 80 % av parameteren. I andre og tredje vil de som tot alt vil gi 20 %. Den andre er delt inn i ytterligere to deler: en stor, med 15 % av summen av parameteren, og en mindre, som gir de resterende 5 %.
Disse tre gruppene er også merket med bokstavene A, B og C. Hvis for eksempel inntektene fra varesalget analyseres, vil gruppe A inkludere de som ga 80 % av inntektene. Gruppe B vil representeres av et sortiment som brakte 15 % av det totale salget til kassereren. De resterende 5 % vil bli fordelt på produktene til den siste gruppen.
"Det er alt bra," vil nybegynneranalytikeren si, "Men hvor er eksemplet med XYZ-analyse annonsert i begynnelsen?"
Litt tålmodighet. Litt mer om ABC
Hvis vi ser bort fra tallene, så kommer hele analysen ned på oppdelingen av varer i grupper. Den første gruppen kommer med hovedinntektene. Den andre - mesteparten av resten. Den tredje går til varer som nesten ikke betyr noe for bedriften. Og det er alt? Ja.
ABC gjorde det viktigste: det gjorde det mulig å se skogen for trærne. Fra en liste med tusen varer trakk han ut det viktigste, lovende og verdiløse. Hva som skal gjøres med disse dataene er opp til kunden av analysen. Øke kjøpet av noen, frigjøre lageret fra andre, eller helt forlate det tredje, avhenger av mange andre faktorer.
Men dette er tydeligvis ikke nok for en fullverdig analyse. I tillegg er påliteligheten til de innhentede dataene jo høyere, jo lengre periode som vurderes. Som regel er dette seks måneder eller et år. Og du må svare på endringer oftere.
Herdet er her XYZ kommer inn. I beregningseksemplet for XYZ-analyse.
Andre par støvler
En forfatter sammenlignet vittig begge analysene med et par støvler. Støvlene kan brukes en om gangen, men det er bedre om du bruker begge samtidig. XYZ analyserer de samme produktene, men fra en annen vinkel.
I analogi med forgjengeren deler den også varer inn i 3 grupper, som er betegnet med X, Y og Z. Men her er divisjonsprinsippet annerledes. Vekten, varens betydning i den totale omsetningen spiller ingen rolle her. De er allerede definert i forrige analyse.
Parameteren som grupperingen skjer med kalles komplekst: variasjonskoeffisienten. Uten å gå inn på de matematiske detaljene for standardavviket, kan det defineres som spredningen av data rundt en gjennomsnittsverdi.
Dataene kan være samme inntekt, inntekt, omsetning som i forrige tilfelle. Deres valg bestemmes avhengig av formålet med analysen. Algoritmen for å utføre analysen er nesten den samme som brukes for ABC.
XYZ-analyseeksempel
Siden analyseperioden og produktsortimentslisten allerede er generert, anbefales følgende trinn:
- Del opp perioden i komponenter. Månedlig eller ukentlig avhengig av formålet med analysen.
- I hver linje bestemmer du gjennomsnittsverdien av dataene for kolonnene i perioden.
- Få dataavviket fra gjennomsnittet.
- Bestem variasjonskoeffisientene linje for linje.
- Sorter utvalget av produktgrupper etter koeffisient.
- Bestem gruppen somvare.
Resultatet er en tabell med månedlige svingninger (variasjoner) av salgsavvik fra gjennomsnittsverdien for hele perioden. Denne tabellen er forresten et eksempel på XYZ-analyse i Excel
Produkter med det minste avviket fra gjennomsnittlig salgsvolum for perioden f alt i gruppe X. Derfor er etterspørselen etter dem stabil og ikke utsatt for svingninger. De kan derfor legges ut på disken, og losser lagringskapasitet.
Gruppe Z inneholder varer der etterspørselen svinger nær null. Aksjene deres bør reduseres, eller kanskje bytte til ordrehandel.
Kriteriet for å tilordne et produkt til en bestemt gruppe her er ikke Pareto-prinsippet, men snarere et vilkårlig verdiområde for variasjonskoeffisienten:
- X (høy salgsstabilitet) opptil 10 %;
- Y (volatil etterspørsel) 11 % til 25 %;
- Z (tilfeldig, uforutsigbar etterspørsel) større enn 25%.
Kriteriumprosent kan variere i henhold til spesifikke forhold. Hvis kriteriet endret seg i området 15, 35, mer enn 35 ville tabellen se annerledes ut:
Med det blotte øye kan du se hvordan X-gruppen økte og Y-gruppen redusert på grunn av utvidelsen av stabilitetsområdet. For å utføre et slikt eksempel på beregning av XYZ-analyse i Excel, endrer du bare formelen i «gruppe»-kolonne.
Kombinering av resultater
Det er på tide å sette sammen begge analysene. Dette blir noen ganger referert til som "ABC - XYZ-analyse". Et eksempel på ABC XYZ-analyse i excel er vist nedenfor.
"XYZ group"-kolonnen viser et eksempel på XYZ-sortimentsanalyse.
AX Group representerer de beste produktene som inntar hovedplassen når det gjelder å generere fortjeneste. Deres andel er større enn alle de andre, og de er i konstant og jevn etterspørsel.
Fullstendig motsatt - gruppe CZ. Dette er problematiske gjenstander som ofte er ballast og krever separate løsninger.
Tenk deg nå at alle disse beregningene ikke må gjøres over et dusin varer, men over titusenvis. Men Pareto-dagene er over, og det er nesten ingenting å gjøre med hendene dine.
Excel til unnsetning. Og ikke bare
Den enkleste måten å gjøre denne typen analyser på er i gode gamle Excel. Det var opprinnelig rettet mot å behandle tabellinformasjon. Den største vanskeligheten er å legge inn primærinformasjon.
I vårt tilfelle er dette en liste over produkter og salgsvolum. Men nesten alle regnskapsprogram har muligheten til å eksportere data, så det gjenstår bare for en person å formulere oppgaven riktig og tolke informasjonen som mottas.
Det finnes andre programmer. For eksempel "ABC salgsanalyse 1.0". Lar deg lage opptil 20 rapporter for alle parametere som er involvert i algoritmen.
Det er "1C:Enterprise 8", der analyse er grunnlaget for ledelsesregnskap.
Endelig er det kalkulatorer på nettet.
XYZ-grenser
Uansett hvor perfekt dette eller det verktøyet er, har det begrensninger og ulemper. For de vurderte analysemetodene er ulempene:
- begrenset antall rangeringsnivåer;
- objektet det gjelder må være til stede i alle analyseperioder;
- unidimensjonalitet for hver enkelt rapport.
- feil analyse med skiftende dynamikk.
Begrensning av rangeringsnivåer er at tre områder ikke er nok for korrekte konklusjoner.
Fraværet av et objekt i minst én rapporteringsperiode gjør analysen meningsløs. For eksempel ble varene ikke levert noen måneder.
Endimensjonalitet kommer til uttrykk ved at analyse kun er mulig etter én parameter, og denne er nesten alltid liten.
Begrensninger på konstant endring i dynamikk vil føre til at et stabilt salgsprodukt med stigende pris i hver periode vil falle inn i gruppen ustabile varer.
En del av effekten av den siste begrensningen kan sees i XYZ-analysen av produktutvalget når stabilitetsområdet har endret seg.
Andre analysemetoder
Ulemper og begrensninger ved de vurderte metodene kan delvis løses ved tilstedeværelsen av andre typer analyser. For eksempel har "Wikipedia" minst tre typer til:
- FMR;
- VEN;
- RFM.
Hver av dem løser noen av sine egne problemer og svarer på spørsmål som andre ikke kan løse.
Tenk, tell, analyser og still spørsmål.
