Personal ytelsesvurderingssystemer basert på KPI blir mer og mer populært i Russland. De viktigste fordelene med slike mekanismer ligger i den rasjonelle refleksjon av virksomheten til selskaper.
KPI: hva er det
KPI (KPIs) er en engelsk forkortelse for «key performance indicators», på russisk omtales det som KPIer – key performance indicators (noen ganger parametere). Men i den opprinnelige utenlandske lyden brukes det som en norm. KPI er et system som lar deg evaluere ytelsen til selskapets ansatte for å nå mål (strategiske og taktiske).
"Nøkkelindikatorer" lar selskapet analysere kvaliteten på strukturen, potensialet i å løse problemer. På grunnlag av KPI dannes det også et målstyringssystem. Dette er den viktigste faktoren: Hvis det ikke er tegn til målretting av ytelsesindikatorer, er det ingenting å bruke på "nøkkelindikatorer". Målstyring og KPI er altså to sammenhengende fenomener. Den første innebærer for det første å forutsi resultatene av arbeidet, samt planlegge hvordan disse resultatene skal oppnås.
Hvem kom opp med KPI?
Historien gir imidlertid ikke et entydig svar på dette spørsmåletdu kan se hvordan verdensledelsen gikk for å forstå KPIer, hva de er og hvorfor de er nyttige. På slutten av 1800- og begynnelsen av 1900-tallet fastslo sosiologen Max Weber at det er to måter å evaluere de ansattes arbeid på: den såk alte «sultanen» og den meritokratiske. Ifølge den første vurderte sjefen ("sultanen") etter eget skjønn hvor godt en person takler sine plikter. Den rasjonelle begynnelsen spiller her en sekundær rolle, hovedsaken er en ren følelsesmessig oppfatning av en underordnets arbeid.
Den meritokratiske metoden er når resultatene av arbeidskraft evalueres av reelle prestasjoner, med involvering av objektive målemekanismer. Denne tilnærmingen ble tilpasset av ledelsesteoretikere i vestlige land og utkrystalliserte seg gradvis til det vi kjenner som KPI-systemet. En viktig rolle i å systematisere den rasjonelle evalueringen av personellprestasjon ble spilt av verkene til Peter Drucker, som anses å ha gjort ledelse til en vitenskapelig disiplin. Konseptene til forskeren sier direkte at det er mål, men det er en vurdering av graden av oppnåelse gjennom nøkkelindikatorer.
KPI-fordeler
Den viktigste positive siden av KPI-systemet er tilstedeværelsen av en mekanisme for å evaluere arbeidskraft og arbeidet til bedriften som helhet som er gjennomsiktig for alle ansatte i selskapet. Dette gjør at myndighetene kan evaluere ytelsen til alle underordnede strukturer i sanntid, forutsi hvordan oppgaver løses og målene nås. Det neste pluss med KPI er at ledelsen har et verktøy for å justere arbeidet til underordnede dersom dagens resultater henger etterfra planlagt.
Hvis for eksempel resultatmåling i første halvår avslører at enkelte prestasjonsparametere ikke er høye nok, avholdes det workshops for å identifisere årsakene og oppmuntre ansatte til å prestere bedre etter de neste seks månedene. En annen positiv side ved KPI er tilbakemeldingene mellom spesialisten og lederen. Den første vil motta ikke bare instruksjoner og noen ganger tilsynelatende partisk nit-plukking, men velbegrunnede kommentarer, den andre vil forbedre ytelsen ved å spesifisere feil og mangler i arbeidet utført av den underordnede.
KPI-ulemper
Resultatene av vurderinger innenfor rammen av KPIer (prestasjonsindikatorer som sådan) kan ikke tolkes helt riktig, og dette er hovedulempen med dette systemet. Som regel er sannsynligheten for forekomst av et slikt problem jo lavere, jo mer oppmerksomhet blir viet på stadiet av dannelsen av kriterier for hvordan man evaluerer ytelsesparametere. Et annet minus ved KPI er at bedrifter må bruke mye ressurser på å implementere dette systemet (som regel beregnet i tid, arbeid og økonomi). Vi snakker selvfølgelig om å jobbe med nøkkelparametrene for effektiviteten til riktig utdypningsnivå. Det er en mulighet for at det vil være nødvendig å gjennomføre storstilt omskolering av ansatte: spesialister - med tanke på endrede oppgaver, og dermed arbeidsforhold, mens ledelsen må mestre nye metoder for å vurdere underordnedes arbeid. Firmaet er kanskje ikke klar til å gi laget ekstra tid til å mestreinnovasjoner.
KPI-implementeringsdetaljer
Hovedoppgaven ved implementering av et KPI-system («fra bunnen av») er å forhindre negative holdninger til det fra ansatte. Derfor må ledelsen av selskapet tydelig formidle betydningen og de praktiske fordelene med innovasjoner til hver av de underordnede, hvis arbeid er gjenstand for påfølgende evaluering for effektivitet. Den beste metoden her, ifølge noen eksperter fra HR-feltet, er en individuell presentasjon, en forklaring til spesialister i spesifikke stillinger: KPIer – hva er de og hvorfor implementere dette systemet i en bedrift.
Det ville være en feil å ubetinget pålegge effektivitetsparametere etter ordre, men det nødvendige trinnet er en appell fra de øverste tjenestemennene i selskapet. Hvis for eksempel en linjeleder informerer underordnede i sin avdeling om den forestående implementeringen av KPI, så bør denne informasjonen også bekreftes av administrerende direktør. Spesialisten må forstå at systemet med nøkkelindikatorer ikke er en oppfinnelse av sjefen, men et element i den strategiske politikken til hele selskapet.
Optimal timing for KPI-implementering
Det er en oppfatning blant eksperter om at KPI-indikatorer, hvis vi snakker om et system, bør implementeres samtidig på alle nivåer i bedriftsledelsen – fra ordinære spesialister til toppledere. I følge dette synspunktet kan ikke tidspunktet for implementering av nøkkelytelsesindikatorer forlenges i tid: systemet begynner å fungere umiddelbart. Det eneste spørsmålet er hvordan man optim alt velger tidspunktet for lanseringen. Det er et synspunkt om at det er nok å varsleansatte om starten på KPI om cirka tre måneder. Dette er nok til at selskapets ansatte kan studere detaljene i den fremtidige vurderingen av effektiviteten til arbeidet deres.
Det er også tesen om at KPI i noen tid kan fungere parallelt med det tidligere betalingssystemet. Avhengig av graden av liberalisme hos myndighetene, vil arbeidstakeren kunne velge etter hvilken ordning han skal få lønn. Du kan fullstendig motivere en person til å jobbe i henhold til den nye KPIen gjennom bonuser og bonuser, betingelsene for å motta som vil være tydelig spesifisert i nøkkelparametrene.
stadier for å lage et KPI-system
Faktisk, som sådan, er innføringen av KPI-mekanismer innledet av flere stadier av forberedende arbeid. For det første er dette perioden knyttet til utformingen av strategiske mål som settes for bedriften. Som en del av den samme arbeidsfasen er det generelle konseptet delt inn i taktiske områder, hvis effektivitet skal måles. For det andre er det utviklingen av nøkkelindikatorer, definisjonen av deres essens. For det tredje er dette arbeidet med fordeling av offisielle fullmakter knyttet til implementeringen av systemet, slik at hver ansvarlig stiller et spørsmål som «KPIer - hva er de?»
Dermed vil alle indikatorer bli tildelt spesifikke personer (divisjoner) i firmaet. For det fjerde kan det hende at gjeldende forretningsprosesser må justeres (hvis den oppdaterte strategien krever det). For det femte er det utviklingen av et nytt motivasjonssystemansatte, lage lønnsformler basert på nye kriterier. Etter å ha fullført alle de spesifiserte prosedyrene, kan du starte KPI-systemet.
KPI-krav
Som nevnt ovenfor er KPIer nøkkelindikatorer som er uløselig knyttet til selskapets mål. Kvaliteten på målrettingsutvikling er hovedkravet til KPI-systemet. Mål kan dannes etter ulike prinsipper, men et av de mest populære i HR-miljøet er SMART-konseptet. Betyr "spesifikk" (spesifikk), "målbar" (målbar), "oppnåelig" (oppnåelig), "relevant for resultatet" (relevant), "tidsbestemt" (tidsbestemt), og, som et resultat, å gi utarbeidet og kvalitets-KPIer.
Eksempler på mål som oppfyller disse kriteriene: "åpne så mange (målbare) utsalgssteder (spesifikke) i en by (relevant) i første kvartal (tidsbestemt)", eller "selg så mange flybilletter til slike og et slikt land om tre uker. Hvert mål bør deles inn i oppgaver, som igjen reduseres til nivået med personlige KPIer (for ansatte eller avdelinger). Det optimale tallet, ifølge noen eksperter, er 6–8.
KPI-automatisering
En av faktorene for vellykket implementering av KPI er den teknologiske infrastrukturen. Siden nøkkelindikatorer er et sett med rasjonelle indikatorer, vil en datamaskin gjøre en veldig god jobb med dem. Det finnes mange programvareløsninger for å administrere KPIer. Mulighetene som finnes i slike distribusjoner er ganske omfattende. For det første er det praktiskpresentasjon av informasjon (i form av grafer, analyser, dokumentasjon) om prosessene knyttet til KPIer. Hva gir det? Hovedsakelig, enheten i dataoppfatning, reduserer sannsynligheten for feiltolkning av tall. For det andre er det automatisering av innsamling og beregning av ytelsesindikatorer. For det tredje er dette en flerdimensjonal (med svært store mengder tall) analyse, som vil være vanskelig for en person uten et program å utføre. For det fjerde (i nærvær av en nettverksinfrastruktur), er det utveksling av informasjon mellom individuelle ansatte og etablering av tilbakemeldingskanaler "sjef-underordnet".
