E-post, på grunn av det store antallet fordeler fremfor papirbrev, har lenge blitt en av hovedformene for kommunikasjon. Men som mange andre teknologiske innovasjoner har denne typen kommunikasjon sine egne regler. Til tross for at kommunikasjon via Internett-post har blitt en integrert del av mange områder av livet, vil de fleste brukere ikke være i stand til å svare på spørsmålet om hva som er komponentene i en e-post.
E-poststruktur fra brukerens synspunkt
E-postmeldinger er både like og svært forskjellige fra papirbrev som er kjent for den eldre generasjonen. Men uansett e-posttjeneste er e-poststrukturen alltid den samme. La oss liste opp komponentene i en e-post, og kort beskrive hver av dem:
- Felt "Til". Dette feltet inneholder mottakerens adresse. Hvis det er flere mottakere, skiller du dem med semikolon.
- "Emne"-feltet. I mange posttjenester anses det som obligatorisk. Og det vil være lettere for brukere å finne brevet hvis emnet er korrekt angitt i det.
- Brodelen av brevet. Brødteksten i e-posten inneholder hovedteksten.
Skjulte e-postkomponenter
Vi har sett på den synlige strukturen til brevet. Men i tillegg til elementer som er synlige for det blotte øye, kan følgende felt også tilskrives komponentene i en e-post:
- fra hvem (dette feltet fylles ut automatisk);
- kopi (i tillegg til hovedadressen sendes en kopi av brevet til noen andre);
- blindkopi (brukes hvis en kopi av brevet må sendes uten å informere hovedmottakeren);
- vedlegg.
E-postkomponenter fra et teknisk synspunkt
Fra et teknisk synspunkt inkluderer enhver e-post også følgende komponenter:
- Overskrifter, eller, som de også kalles, konvolutter til SMTP-protokollen. Disse overskriftene kan være inkludert i brødteksten i e-posten. Det vil si at en situasjon er mulig når e-postserveren har mer informasjon enn det som er angitt i meldingsteksten. Overskriften inneholder adressene til avsenderen, mottakerne og adressen til avsenderverten.
- Selve meldingen, som er på språket til SMTP-protokollerk alt Data. Den er på sin side delt inn i:
- overskrift på brevet - analogt med papirpost, inneholder det data om e-postserverne som brevet gikk gjennom, og annen informasjon;
- teksten i brevet - selve brevets tekst.
E-poststruktur for bedriftskorrespondanse
Hvis vi så langt har snakket om strukturen til en e-post fra et teknisk synspunkt, la oss nå se på elementene i en velskrevet e-post for forretningskorrespondanse, fordi alle selskaper med respekt for seg selv prøver å overholde med allment aksepterte standarder for kommunikasjon.
Selv om det finnes et stort antall ulike klassifiseringer av elektroniske meldinger, er de delt inn i to grupper i henhold til designstrukturen. Den første gruppen er kommunikasjonsbrev, de brukes i arbeidet. Det andre er enighetsbrev: meldinger som oppsummerer møtet, angir tidsfrister for fullføring av arbeidet og andre viktige aspekter for å klargjøre handlingene som kreves fra hver av partene.
La oss liste komponentene i hver type e-post separat.
Brevkommunikasjon
Strukturen må inneholde:
- Emnet for e-posten. I dette feltet er det best å angi nøyaktig hva du forventer av verten, for eksempel å avtale et møtetidspunkt, en liste over saker du bør vurdere, og så videre.
- Hilsen. Selv om brevet planlegges sendt til flere personer,etikken for forretningskommunikasjon innebærer obligatorisk hilsen fra adressater.
- Meldingsinnhold. Selve teksten i e-posten, som beskriver forespørselen så spesifikt som mulig.
- Bedriftssignatur. Et poeng som mange glemmer. En korrekt sammensatt signaturmal inkluderer forfatterens fulle navn og stilling, hans kontaktinformasjon (telefonnummer, lenker til selskapets nettside, e-post, etc.). Signaturen kan variere avhengig av reglene og forskriftene som er vedtatt av organisasjonen.
- Feltene "Til" og "Kopi". De er oppført sist av en grunn - ved å fylle dem inn sist utelukker du muligheten for å sende en uferdig eller ubekreftet melding.
avtale
Som nevnt ovenfor brukes denne typen elektronisk melding for å oppsummere resultatene fra møtet, angi handlingsplan for hver side og fastsette tidsfrister. Slike brev er en slags "protokoll" for møter og lar deg enkelt strukturere informasjon. Et brev av denne typen bygges etter planen:
- Hilsen. Hvis antallet deltakere i møtet oppsummert i brevet var lite, kan du føre opp alle ved navn eller bruke en generalisert type hilsen.
- Gjenta formålet med møtet, hvis resultater er oppsummert i brevet.
- Liste over saker som ble diskutert under møtet. For hver sak angis avtaler, vedtak og frister for gjennomføring.
- Liste over problemer som ikke krever umiddelbar løsning, men som ikke bør overses.
- Avklaring av møtedeltakernes mening – er alt tatt i betraktning?
- Signaturmal.
